OTEVŘENÝ PROSTOR, Z.Ú.

Při své činnosti Otevřený prostor nevyhnutelně pracuje s údaji o osobách, které jsou nezbytné k zajištění chodu ústavu a k poskytování nabízených služeb. V těchto zásadách se dozvíte, jak a proč ke zpracování vašich údajů dochází, jak jsou tyto údaje chráněny a také to, která práva ve vztahu ke svým údajům můžete uplatnit.

Práva a povinnosti při zpracovávání osobních údajů se řídí tzv. Obecným nařízením o ochraně osobních údajů, známým také pod zkratkou „GDPR“. Za touto zkratkou se skrývá nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.

1: KDO JSME A PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

1.1          PROČ PRACUJEME S OSOBNÍMI ÚDAJI

K zajištění fungování našeho ústavu je nezbytné, abychom shromažďovali a dále zpracovávali určité množství údajů o osobách, které se rozhodnou využít našich služeb, které s námi spolupracují či se s námi jinak dostanou do kontaktu. Jedná se zejména o naše klienty, smluvní partnery, uživatele webových stránek a jiné osoby, se kterými běžně komunikujeme.

1.2          KDO JSME? SPRÁVCE VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ.

Zákon nás označuje za tzv. správce osobních údajů. Jako správce jsme odpovědní za to, že jsou vaše údaje v bezpečí, že nedochází k jejich neoprávněnému šíření či předávání, ani že jiným způsobem neunikají, kam nemají. Za tímto účelem plníme různé povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů a pomáháme vám s uplatňováním vašich práv. Chcete-li se na nás obrátit s jakýmkoli dotazem či žádostí, jsme vám k dispozici:

Otevřený prostor, z.ú.
Zikova 708/5, Dejvice,
160 00 Praha 6 

IČO: 03665194
Telefon: +420 602 322 947
E-mail: [email protected]
Web: otevrenyprostor.cz

2: KDY KE ZPRACOVÁNÍ VAŠICH ÚDAJŮ MŮŽE DOCHÁZET?

2.1          PŘÍKLADY SITUACÍ, KDY PRACUJEME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI

• Když se prostřednictvím webového formuláře přihlásíte na námi pořádanou akci
• Když jako fyzická osoba využijete našich služeb (pronájem prostor, ubytování) či s námi uzavřete smlouvu jako náš dodavatel
• Když využíváte naše webové stránky
• Když se vaše údaje objeví na našem webu či našich sociálních sítích
• Když se přihlásíte k odběru našeho newsletteru

2.2          JAKÝM ZPŮSOBEM S VAŠIMI ÚDAJI PRACUJEME

Vaše osobní údaje sbíráme a zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování našich služeb, případně pro řešení vašich požadavků. To znamená, že vás nežádáme o poskytnutí osobních údajů, s nimiž nemáme žádný důvod pracovat. Jak se dozvíte níže, některé vaše údaje potřebujeme pro to, abychom mohli splnit své smluvní povinnosti, zpracování jiných údajů po nás zase vyžaduje zákon, jindy se jedná o zpracování nezbytné z hlediska analýzy kvality našich služeb. Vaše údaje nepoužíváme k jinému účelu, než pro který byly poskytnuty – neprodáváme je marketingovým společnostem pro reklamní účely, nevyužíváme je k zasílání nabídek ani je nijak nezveřejňujeme. K zasílání nabídek, případně ke zveřejnění údajů přistupujeme na základě vašeho souhlasu, přičemž je čistě na vás, zda nám ho udělíte či nikoli.

2.3          DOBROVOLNOST POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

Poskytnutí vašich osobních údajů je v případě našich služeb dobrovolné. To znamená, že je čistě na vašem uvážení, zda nám své údaje poskytnete či nikoli. Musíme vás ovšem upozornit, že toto poskytnutí údajů je současně nezbytné pro to, abychom vám naše služby mohli poskytnout. Nemůžeme například úspěšně vyřídit vaši registraci na akci, pokud nevyplníte registrační formulář.

3: JAK A V JAKÉM ROZSAHU PRACUJEME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI, KDYŽ…

3.1          …S NÁMI KOMUNIKUJETE

Pokud využijete našich kontaktních údajů a obrátíte se na nás s žádostí, dotazem či podnětem, musíme vaše údaje, kterými jsou zpravidla jméno, příjmení a emailová adresa či telefon zpracovat za účelem vyřízení takových dotazů a žádostí. To se děje zejména v případě déletrvající komunikace, kdy si vaše údaje ukládáme do adresářů, abychom k nim měli snadný přístup v rámci řešení vaší věci. Po ukončení komunikace s vašimi údaji již dále nepracujeme a dále vás neoslovujeme, ledaže s tím vyjádříte svůj souhlas – v takovém případě budete mezi prvními, kteří se dozvědí o zajímavých akcích, událostech či jiném programu, který připravujeme.

3.2          …JAKO FYZICKÁ OSOBA VYUŽIJETE NAŠICH SLUŽEB ČI S NÁMI UZAVŘETE SMLOUVU JAKO NÁŠ DODAVATEL

Ať už odebíráme my od Vás nebo Vy od nás, když dochází k uzavření nějaké úplatné smlouvy, potřebujeme k tomu, abychom mohli zajistit poskytnutí služeb, vyřízení případných nároků a fakturaci, zpracovat osobní údaje. Zpravidla to bude jméno, příjmení, datum narození, IČO, DIČ, adresa bydliště, místo podnikání, kontaktní údaje, číslo účtu a jiné fakturační údaje. Tyto údaje dále nepředáváme třetím osobám a evidujeme je po dobu, kterou vyžadují platné účetní a daňové předpisy. V případě údajů ze smluv se aplikují obdobná pravidla, přičemž údaje jsou uchovávány po dobu potřebnou k vypořádání případných nároků, které ze smluv plynou.

3.3          …SE REGISTRUJETE NA NAŠE AKCE

Hlavní náplní naší činnosti je pořádání sportovních, kulturních a vzdělávacích akcí pro širokou veřejnost. Na tyto akce je nutné se z kapacitních důvodů předem zaregistrovat. Údaje, které do registračního formuláře vyplníte, zpracováváme za účelem přípravy těchto akcí, sestavení vhodného programu, kontroly kapacity akcí, vytvoření průvodních materiálů, kontroly zaplacení registračních poplatků apod. Běžně se jedná o údaje jako jméno a příjmení, kontaktní údaje a bankovní údaje (jde-li o akci zpoplatněnou). Vyžadované informace se však mohou v závislosti na typu akce lišit. Podílejí-li se na organizaci akce další subjekty, můžeme jim Vaše údaje pro účely organizace akce v nezbytném rozsahu poskytnout. Údaje uchováváme pouze po dobu 4 let následujících po skončení dané akce kvůli potřebě případně zpětně dohledat údaje pro vypořádání nároků.

3.4          …SI VAŠE INFORMACE NAJDOU CESTU NA NÁŠ WEB ČI SOCIÁLNÍ SÍTĚ

Na naše akce chceme nalákat další účastníky, a proto se bezostyšně propagujeme na webových stránkách otevrenyprostor.cz a sociálních sítích (v tuto chvíli máme aktivní stránku na Facebooku nazvanou „Otevřený prostor“). Na sociálních sítích a webových stránkách občas zveřejňujeme povedené fotografie z našich povedených akcí. Vaše osobní údaje však zveřejňujeme pouze s Vašim souhlasem, který si opatřujeme písemně předem. Rozhodnete-li se svůj souhlas se zveřejněním odvolat, využijte níže uvedených kontaktních údajů a oznamte nám, že si nepřejete, aby fotografie či záznamy s vámi byly nadále veřejné. Vašim žádostem se budeme snažit co nejrychleji vyhovět.

3.5          …MÁTE ZÁJEM ODEBÍRAT NOVINKY Z OTEVŘENÉHO PROSTORU

Pokud nám udělíte svůj souhlas, můžeme vás emailem oslovovat s informacemi o zajímavých akcích či novinkách týkajících se našich služeb a aktivit. I když se maximálně snažíme, aby pro vás tyto zprávy byly relevantní a zajímavé, je samozřejmostí, že svůj souhlas s odběrem novinek můžete kdykoli odvolat. Více informací naleznete v sekci 8: ZÁSADY MAILINGU.

3.6     …SI PROHLÍŽÍTE NAŠE WEBOVÉ STRÁNKY

Dobrá prezentace našeho ústavu je pro nás důležitá. Proto se snažíme naše on-line služby včetně webových stránek vylepšovat tak, aby byly co nejužitečnější a snadno ovladatelné. Za tímto účelem analyzujeme, které sekce našeho webu vás nejvíce zajímají, případně jaké informace nejčastěji hledáte. K tomu využíváme služeb a nástrojů společnosti Google, které shromažďují vaše cookies, IP adresy a další data návštěvnosti. Jelikož jsou tyto nástroje majetkem společnosti Google, může mít společnost Google k těmto datům rovněž přístup. Podrobné informace o ochraně osobních údajů společnosti Google najdete ZDE. Pro informace ohledně změny nastavení cookies si přečtěte, prosím, sekci 7: NASTAVENÍ COOKIES.

4: O KTERÉ PRÁVNÍ DŮVODY SE NAŠE ZPRACOVÁNÍ OPÍRÁ?

4.1     ZÁKONNOST ZPRACOVÁNÍ

Námi prováděné zpracování vašich osobních údajů je zákonné pouze tehdy, je-li opřeno alespoň o jeden z právních titulů neboli důvodů zpracování vyčtených v článku 6 GDPR. Těmito tituly ve vztahu k výše uvedeným druhům zpracování jsou:

• Plnění smlouvy
  • O zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy jde v případě, kdy se fyzické osoby přihlašují jako účastníci na námi pořádané placené
  • Tento důvod se uplatní také tehdy, když uzavíráme jiné smlouvy s fyzickými osobami, ať už v postavení odběratelů, nebo dodavatelů.
• Plnění právní povinnosti Otevřeného prostoru jakožto správce
  • Tento právní důvod se aplikuje zejména v situaci, kdy musíme zpracovávat a archivovat údaje podléhající pravidlům daňových, účetních či jiných předpisů (například v souvislosti s fakturací služeb), shromažďovat a poskytovat údaje pro veřejné orgány jakožto ubytovatel.
• Oprávněné zájmy správce či třetí osoby
  • Naším oprávněným zájmem je shromažďovat data návštěvnosti a uživatelské interakce na našem webu za účelem zkvalitňování a přizpůsobování našich online služeb.
• Souhlas subjektu údajů
  • Váš souhlas potřebujeme ke zveřejnění fotografií na sociálních sítích či k zasílání emailového newsletteru. Váš souhlas si opatřujeme i při registraci na akce, které nejsou placené, protože v takovém případě neplníme žádnou smlouvu. Udělený souhlas můžete kdykoli snadným způsobem odvolat. Stačí napsat na [email protected] a informovat nás, že udělený souhlas odvoláváte.

5: KDO DALŠÍ MÁ K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?

5.1     POUZE NEZBYTNÉ ZPŘÍSTUPNĚNÍ

Jak je uvedeno výše, Otevřený prostor vaše osobní údaje neprodává ani jiným způsobem nepředává třetím subjektům za účelem marketingu, zasílání nevyžádaných obchodních sdělení či jejich dalšího obchodování. Protože však není v našich možnostech obstarat veškeré služby vlastními silami, spolupracujeme v rámci naší činnosti s vybranými smluvními partnery, kteří nám naše fungování usnadňují. Tito partneři mohou mít k vašim údajům přístup pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování smluvených služeb. To znamená, že pokud už musíme vaše osobní údaje svěřit jinému subjektu, činíme tak pouze v minimálním rozsahu, který nám zajistí řádné fungování, aniž by došlo k narušení vašeho soukromí.

5.2     DLOUHODOBĚ SPOLUPRACUJÍCÍ SMLUVNÍ PARTNEŘI A POSKYTOVATELÉ SLUŽEB

Při naší činnosti využíváme služeb následujících partnerů a poskytovatelů, kteří v konkrétních případech mohou mít k vašim údajům přístup:

• Externí správce našich webových stránek
• Externí poskytovatel účetních služeb
• Provozovatelé sociálních sítí a online platforem pro sdílení obsahu Google, Facebook

6: JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA K OCHRANĚ SOUKROMÍ?

6.1     PŘEHLED PRÁV, KTERÁ LZE UPLATNIT

Je důležité, abyste nad svými osobními údaji měli maximální kontrolu. Za tímto účelem můžete ve vztahu k nim uplatnit následující práva, která vyplývají z článků 15 až 22 GDPR, a mezi něž patří:

• Právo získat informace o tom, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a případně získat kopii či výpis takto zpracovávaných osobních údajů (právo na přístup)
• Právo na opravu vašich osobních údajů, v případě, že tyto údaje dosud zpracováváme nepřesné, jakož i právo na vyrozumění o provedení opravy (právo na opravu)
• Právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází, nebudou-li osobní údaje dále potřebné k účelu, pro který byly zpracovány, jakož i v případě, kdy odvoláte svůj souhlas se zpracováním
• Právo na omezení zpracování osobních údajů a vyrozumění o provedeném omezení
• Právo získat údaje zpracovávané Otevřeným prostorem jakožto správcem osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a je-li to technicky proveditelné, rovněž na přímé předání těchto údajů správcem třetímu subjektu, který výslovně označíte (právo na přenositelnost údajů)
• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němž dochází z titulu oprávněných zájmů správce či třetí osoby, jak je nastíněno výše
• Právo odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů v případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu souhlasu

6.2     JAK POSTUPOVAT PŘI UPLATŇOVÁNÍ VAŠICH PRÁV

Ochrana vašeho soukromí je pro nás důležitá. Proto vyvineme maximální úsilí, abychom vám s uplatněním vašich práv pomohli a přispěli k vyřešení vašich dotazů či žádostí. V případě potřeby se na nás můžete kdykoli obrátit prostřednictvím emailu na [email protected]. Je-li to možné, zasílejte prosím dotazy a žádosti vždy z emailové adresy, kterou běžně používáte v rámci komunikace s námi, případně z adresy, kterou jste uvedli při registraci či objednávce konkrétní služby. To nám umožní se ujistit, že se vaše osobní údaje dostanou skutečně k vám, a nikoli do nepovolaných rukou.

6.3     PRÁVO PODAT STÍŽNOST K ÚOOÚ

Věříme, že se pokusíte jakékoli své pochybnosti o ochraně svého soukromí vyřešit nejprve s námi, neboť jako správce osobních údajů jsme schopni rychle zjednat nápravu a vyhovět vaší žádosti. Pokud však i přesto nebudete spokojeni se vyřízením vašeho požadavku, máte právo se obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů na email [email protected], ID datové schránky: qkbaa2n, adresa sídla Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

7: NASTAVENÍ COOKIES

7.1     CO JSOU COOKIES A JAK ZMĚNIT JEJICH NASTAVENÍ

Cookies jsou malé datové soubory ukládané prohlížečem na váš disk, které nesou data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu, načítání obsahu přizpůsobeného vašim preferencím nebo uložení Vámi zadaných hodnot do formulářů apod. Náš web shromažďuje cookies funkční (umožňující hladký chod webu po technické stránce), analytické (umožňující sledování uživatelské interakce s webem) a preferenční (umožňující webu se přizpůsobit Vašim preferovaným nastavením, například co se jazykové verze webu týče). Cookies zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše) a pro jejich zpracování využíváme též služeb třetích osob, zejména služby Google Analytics, která je poskytována společností Google a která nám pomáhá vyhodnocovat (na základě anonymních dat), jak jsou uživatelé s naším webem spokojeni. Cookies uchováváme jen po dobu několika měsíců (maximálně do 13 měsíců).

Nastavení ukládání cookies do svého zařízení můžete kdykoli ve svém prohlížeči změnit, případně ukládání cookies úplně zakázat. Způsob změny nastavení je v případě každého prohlížeče odlišný. Pamatujte však, že změna nastavení cookies může mít nepříznivý vliv na funkcionalitu našeho webu, kdy některé stránky mohou při načítání vykazovat neočekávané chyby.

Jak změnit nastavení cookies ve svém prohlížeči naleznete na následujících odkazech:

• Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=cz
• IE: http://windows.microsoft.com/cs-cz/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-11
• Microsoft Edge: http://windows.microsoft.com/cs-cz/windows-10/edge-privacy-faq
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/cs/kb/vymazani-cookies
• Opera: http://help.opera.com/Windows/9.64/cs/cookies.html
• cz: https://napoveda.seznam.cz/cz/email/seznam.cz-prohlizec/smazani-docasnych-souboru-cookies-seznam/
• Safari: https://support.apple.com/cs-cz/HT201265

8: ZÁSADY MAILINGU

8.1     MAILING SPOJENÝ S PŘEDCHOZÍM VYUŽITÍM SLUŽEB OTEVŘENÝ PROSTOR

Využijete-li některé z našich služeb, můžeme vás v budoucnu oslovit prostřednictvím e-mailu s nabídkou obdobných služeb. To se týká zejména nabídek účasti na vzdělávacích kurzech, sportovních a kulturních akcích či obdobných programů. V případě, že si nebudete již dále přát občasné nabídky dostávat, zaškrtněte příslušný odkaz v doručené zprávě, případně odpovězte zprávou, že si již nepřejete e-maily s nabídkami od nás dostávat.

8.2     OSTATNÍ MAILING

V případě, že se na našem webu přihlásíte k odběru newsletteru, vyjádříte tím svůj souhlas se zasíláním novinek týkajících se činnosti ústavu a služeb, které nabízí. Chceme, aby pro vás tyto novinky byly zajímavé a aby byly úzce spjaty s tím, co děláme. Odběr novinek máte možnost kdykoli odhlásit kliknutím na příslušný odkaz v patičce doručených zpráv, případně zasláním e-mailu na adresu [email protected], ve kterém nám sdělíte, že si již novinky nepřejete dostávat. Po odhlášení odběru ukončíme zpracování vašich osobních údajů (e-mailové adresy) za účelem zasílání novinek.

8.3     ZÁKLADNÍ ZÁSADY MAILINGU

• Nemáme rádi SPAM. Neradi ho dostáváme, proto ho neposíláme. Nehodláme vám posílat nežádoucí nabídky, ani za tímto účelem předávat vaše kontaktní údaje jiným subjektům. Obsah novinek je vždy úzce spjatý s naší vlastní činností.
• Novinky rozesíláme v dostatečně dlouhých intervalech, aby nezahlcovaly vaši schránku a abyste se na ně vždy mohli těšit.
• Není problém odběr newsletteru kdykoli odhlásit.
• Jakékoli dotazy týkající se mailingu s vámi rádi vyřešíme.

9: PLATNOST A ZMĚNY TĚCHTO ZÁSAD

9.1     BUDOUCÍ ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Je možné, že v budoucnu budeme nuceni udělat dílčí úpravy a změny v těchto zásadách. O jakýchkoli podstatných změnách vás budeme s předstihem informovat, přesto však doporučujeme, abyste aktuální znění těchto zásad čas od času zkontrolovali, jelikož může dojít k jejich dílčím úpravám.

9.2     PLATNOST

Tyto zásady nabyly platnosti 1. 12. 2018.